Retrouver et vérifier l’information dans vos documents

La situation de départ

Une équipe consulte des procédures et des bons de commande dispersés. L’objectif : retrouver une règle et son passage source, ou préparer des champs à recopier dans un logiciel. Ces deux usages demandent des contrôles différents.

Le document utilisé dans cet exemple

Procédure achats fictive · Version 1 · § 2

Les commandes supérieures à 500 € HT doivent être validées par la direction avant envoi au fournisseur. Les commandes jusqu’à 500 € HT inclus sont validées par le responsable d’équipe.

Une réponse qui reste vérifiable

01 · Une question couverte par le documentVoir le scénario

Question fictive

Qui doit valider une commande de 650 € HT ?

Réponse préparée avec référence

La direction doit valider cette commande avant son envoi au fournisseur : 650 € HT dépasse le seuil de 500 € HT. Source : procédure achats fictive, version 1, § 2.

Point de contrôle : Consultez le passage source ci-dessus pour vérifier la réponse. Dans un projet réel, seules les sources accessibles à l’utilisateur doivent être utilisées.

Vérifier le passage source ↑

02 · Une information absente du documentVoir le scénario

Question fictive

Quel est le délai de remboursement des frais de déplacement ?

Réponse préparée sans supposition

Le document disponible décrit la validation des commandes, mais ne précise pas le délai de remboursement des frais de déplacement. Consultez la procédure de frais ou la personne responsable.

Point de contrôle : L’assistant doit signaler l’absence d’information et orienter la question. Ce comportement doit être testé : une IA peut malgré tout produire une réponse incorrecte.

Extraire des champs sans inventer les informations manquantes

03 · Préparer une saisie depuis un bon de commandeVoir le scénario

Document fictif

Bon de commande BC-042 Équipement : 3 postes de travail Livraison : Reims Date de livraison : à convenir

Champs préparés pour vérification

Référence : BC-042 Quantité : 3 Équipement : postes de travail Ville : Reims Date de livraison : non renseignée — à confirmer

Point de contrôle : L’utilisateur vérifie le document original, complète la date et valide les données avant leur import dans le logiciel de gestion.

Préparer une intégration dans votre entreprise

• Identifier les documents de référence, leurs propriétaires et leurs versions.
• Respecter les droits d’accès, y compris dans les citations et les réponses.
• Tester les documents contradictoires, obsolètes ou illisibles, et les questions sans réponse.
• Mesurer la justesse des réponses, les champs à corriger, le temps de vérification et le coût d’usage.

Les limites à prévoir

Une source citée ne garantit pas une réponse correcte. Les scans peu lisibles, les versions contradictoires et les documents incomplets peuvent provoquer des erreurs. Les actions sensibles et les imports nécessitent des validations adaptées à votre métier.

Votre contexte est différent ? Découvrez comment nous cadrons une intégration IA ou explorez les autres exemples.